1. Naše role při zpracování osobních údajů
Společnost Hlasování s.r.o., IČO: 05537941, se sídlem Za rybníkem 1214/15, Praha 4, 148 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 264763 (dále jen „my" nebo „společnost"), je správcem údajů získaných při vyřizování poptávek a smluvního vztahu. Při zpracování údajů vlastníků v rámci hlasování jednáme jako zpracovatel podle pokynů objednatele, který je správcem těchto údajů.
Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: [email protected]
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme dvě odlišné skupiny osobních údajů, které se liší účelem i právním základem.
2.1 Kontaktní údaje z poptávkového formuláře a rezervace
Pokud nás kontaktujete přes poptávkový formulář, e-mailem nebo telefonicky, zpracováváme:
- jméno a příjmení / název SVJ,
- e-mail a/nebo telefonní číslo,
- obsah vaší zprávy (např. počet jednotek, předpokládaný termín schůze).
Účel: vyřízení vaší poptávky a příprava nabídky.
Právní základ: jednání o uzavření smlouvy na váš návrh (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Doba uchování: po dobu jednání o zakázce a následně pouze po dobu nezbytnou k ochraně našich práv a plnění právních povinností. Pokud vznikne smluvní vztah, řídí se uchování také příslušnými účetními a daňovými předpisy.
2.2 Údaje vlastníků jednotek zpracovávané při hlasování
Při zajišťování skrutátorských služeb, zápisu ze shromáždění nebo korespondenčního hlasování pro naše klienty (SVJ, bytová družstva a jejich výbory) zpracováváme o jednotlivých vlastnících jednotek zejména:
- jméno a příjmení,
- označení jednotky a výši vlastnického/spoluvlastnického podílu,
- údaje o zastoupení na základě plné moci (je-li relevantní),
- podpis v prezenční listině nebo na hlasovacím archu.
Tyto údaje získáváme z veřejně dostupných údajů katastru nemovitostí na základě katastrálního území a čísla popisného sdělených objednatelem a přímo od účastníků při registraci na shromáždění nebo z hlasovacích archů u korespondenčního hlasování.
Účel: registrace účastníků, evidence zastoupení a plných mocí, zjišťování přítomnosti, vyhodnocení hlasů podle pravidel stanovených objednatelem a příprava výstupů pro potřeby daného hlasování.
Právní základ a role: právní základ zpracování určuje objednatel jako správce osobních údajů. Naše společnost údaje zpracovává pouze v rozsahu potřebném k provedení objednané služby a podle pokynů objednatele.
Doba uchování: údaje uchováváme po dobu nezbytnou ke zpracování hlasování, předání výsledků a vyřízení případných reklamací. Poté je podle pokynů objednatele vrátíme nebo odstraníme, nebrání-li tomu zákonná povinnost.
3. Komu údaje předáváme
Osobní údaje z bodu 2.2 předáváme výhradně objednateli služby (výboru SVJ nebo jím pověřené osobě), pro kterého jsou zpracovávány. Dalším příjemcům údaje nepředáváme, s výjimkou situací, kdy nám to ukládá zákon, nebo dodavatelů, kteří nám poskytují technické zázemí (např. hosting webu, e-mailová schránka) — tito dodavatelé přistupují k údajům pouze v rozsahu nezbytném k zajištění provozu a jsou vázáni mlčenlivostí.
Vaše údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU/EHP.
4. Cookies a web
Náš web aktuálně nepoužívá cookies pro analytiku ani marketing. Používáme pouze technické prvky nezbytné pro fungování stránky.
Kalendář zveřejněný v sekci Rezervace slouží pouze pro zobrazení obsazenosti termínů bez možnosti samoobslužné rezervace.
5. Vaše práva
Jako subjekt údajů máte právo:
- na přístup ke svým osobním údajům,
- na opravu nepřesných údajů,
- na výmaz („právo být zapomenut"), pokud to neodporuje jinému právnímu důvodu jejich zpracování,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domníváte, že zpracování porušuje GDPR.
Upozornění pro vlastníky jednotek: pokud se vaše žádost týká údajů zpracovávaných v rámci hlasování na shromáždění vašeho SVJ (bod 2.2), doporučujeme se obrátit primárně na výbor vašeho SVJ jako správce údajů. Naši společnost můžete kontaktovat rovněž, žádost předáme příslušnému objednateli k vyřízení, případně vám asistujeme jako zpracovatel.
Svá práva můžete uplatnit na e-mailu [email protected].
6. Zabezpečení údajů
Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím, a to jak při přenosu, tak při jejich zpracování v našem systému.