1. Úvodní ustanovení
Tyto obchodní podmínky (dále jen „podmínky") upravují smluvní vztah mezi společností Hlasování s.r.o., IČO: 05537941, se sídlem Za rybníkem 1214/15, Praha 4, 148 00, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 264763 (dále jen „poskytovatel"), a objednatelem služby — zpravidla společenstvím vlastníků jednotek nebo zástupcem (dále jen „objednatel").
2. Předmět služby
Poskytovatel na základě objednávky zajišťuje zejména:
- skrutátorské služby na shromáždění pomocí bezdotykových hlasovacích karet — registraci vlastníků s ověřením totožnosti a evidencí plných mocí, vedení prezenční dokumentace, průběžné zjišťování přítomnosti a usnášeníschopnosti, neomezený počet hlasování s výsledky ihned po jejich ukončení a PDF sestavy s výsledky hlasování,
- zpracování zápisu ze shromáždění jako samostatnou doplňkovou službu,
- korespondenční hlasování („per rollam") — převzetí, evidence, zpracování a vyhodnocení hlasovacích archů podle pokynů objednatele a předání výsledků v PDF sestavách.
Přesný rozsah a cena konkrétní zakázky se řídí ceníkem zveřejněným na webu poskytovatele, resp. individuální nabídkou potvrzenou objednateli.
Předmětem služby výslovně není, není-li výslovně sjednáno jinak: zajištění a pronájem prostoru ke konání shromáždění, právní služby a služby notáře, překladatelské a organizační služby, kopírování dokumentů a ověřovací (autorizační) služby, ani tisk výstupů na místě konání.
Řádné provedení služby je podmíněno tím, že objednatel poskytovateli včas dodá stanovy společenství (případně jejich část týkající se způsobu hlasování), pokud se odlišují od vzorových stanov dle obecně závazné vyhlášky.
3. Objednávka a rezervace termínu
Kalendář zveřejněný na webu poskytovatele slouží pouze k informativní kontrole již obsazených termínů. Samotnou rezervaci lze provést výhradně na základě poptávky zaslané přes poptávkový formulář, e-mailem nebo telefonicky; poskytovatel přijetí poptávky a závaznost termínu potvrdí zpravidla do 1 pracovního dne. Po potvrzení rezervace poskytovatel termín zanese do kalendáře, kde jej může objednatel následně zkontrolovat.
Objednávka se stává závaznou až po vzájemném odsouhlasení a potvrzení (e-mailem nebo telefonicky) a musí obsahovat den a místo konání shromáždění a údaje o časech přístupu do prostoru za účelem přípravy, zahájení registrace a zahájení schůze.
Objednatel je dále povinen sdělit poskytovateli včas údaje nezbytné pro přípravu (katastrální území a číslo popisné domu, předpokládaný počet účastníků, program schůze) tak, aby bylo možné službu řádně připravit.
4. Cena a platební podmínky
Cena se řídí aktuálním ceníkem poskytovatele zveřejněným na webu, není-li mezi stranami sjednáno jinak (např. u zakázek nad rámec standardních variant nebo u korespondenčního hlasování, kde je cena kalkulována dle skutečně vynaloženého času).
Poskytovatel vystaví po poskytnutí služby daňový doklad se splatností 14 dnů ode dne jeho vystavení, zaslaný elektronicky na e-mail objednatele (na vyžádání i písemně na adresu sídla objednatele). Poskytovatel není plátcem DPH.
Za prodlení s úhradou ceny je objednatel povinen uhradit poskytovateli smluvní pokutu ve výši 0,1 % dlužné částky za každý i započatý den prodlení, a to do 10 dnů ode dne jejího uplatnění poskytovatelem.
Náklady vzniklé poskytovateli nad rámec sjednaného rozsahu služby je poskytovatel povinen objednateli neprodleně oznámit; nárok na jejich úhradu vzniká pouze tehdy, uzná-li je objednatel jako oprávněné.
5. Storno a změna termínu
Objednatel může objednaný termín zrušit bez jakéhokoli poplatku, pokud tuto skutečnost oznámí poskytovateli v době delší než 1 pracovní den před plánovaným konáním shromáždění.
Pokud objednatel zruší termín v době kratší než 1 pracovní den před jeho konáním, je povinen uhradit poskytovateli storno poplatek ve výši 1 000 Kč, pokrývající již vynaložené přípravné náklady (zejména stažení dat z katastru nemovitostí, přípravu prezenční listiny a rezervaci kapacity obsluhy).
Pokud shromáždění není usnášeníschopné a poskytovatel na pokyn objednatele ukončí zajištění hlasování do 30 minut po plánovaném čase zahájení, účtuje se poměrně snížená cena odpovídající rozsahu skutečně provedených prací namísto plné ceny za dílo.
6. Součinnost objednatele
Pro řádné poskytnutí služby je objednatel povinen zajistit zejména:
- prostor ke konání shromáždění bez výrazného omezení pohybu (terénní stupně, pevné překážky) tak, aby se účastníci mohli volně pohybovat k hlasovacím a registračním místům — prostor typu kinosálu s pevnými sedačkami je pro hlasování elektronickými kartami nevhodný,
- přístup ke zdroji elektrické energie pro registrační a hlasovací zařízení, není-li to možné, je objednatel povinen o tom informovat poskytovatele 1 pracovní den předem — v takovém případě má poskytovatel právo přerušit plnění po každých 3 hodinách od zahájení registrace na dobu nezbytně nutnou,
- včasné sdělení případných změn programu schůze.
Při omezení nebo neposkytnutí součinnosti dle tohoto článku poskytovatel neodpovídá za komplikace vzniklé v důsledku nenaplnění uvedených podmínek a je oprávněn po předchozím upozornění zajištění hlasování předčasně ukončit bez náhrady.
7. Záruční podmínky
Poskytovatel poskytuje objednateli záruku na správnost výpočtu přítomnosti a hlasovacích podílů dle platné právní úpravy a platných stanov společenství. Záruční doba činí 6 měsíců od konání shromáždění; po tuto dobu má objednatel právo na součinnost poskytovatele včetně bezplatné úpravy elektronických výstupů dle jeho pokynů, není-li to v rozporu s právními předpisy.
Případné neodstranitelné vady bránící užití elektronických výstupů poskytovatel nahradí novým, bezvadným plněním.
8. Odpovědnost a reklamace
Poskytovatel odpovídá za správné technické sečtení hlasů dle podílů zadaných do systému a dle pravidel vyhodnocení dohodnutých s objednatelem (v souladu se stanovami SVJ a platnou právní úpravou). Poskytovatel neodpovídá za správnost podkladů převzatých z katastru nemovitostí ani za obsahovou/právní stránku předložených návrhů usnesení.
Celková výše případných náhrad škody a sankcí vzniklých nesplněním termínu plnění nebo jinou škodou zaviněnou poskytovatelem (např. technickou závadou nebo úmyslným rušením hlasovacích čteček) je omezena maximálně do výše ceny za poskytnutou službu.
Případné výhrady k poskytnuté službě je objednatel povinen uplatnit u poskytovatele bez zbytečného odkladu, nejpozději do 14 dnů od poskytnutí služby.
9. Ochrana osobních údajů
Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb se řídí samostatným dokumentem Ochrana osobních údajů, který je nedílnou součástí smluvního vztahu mezi poskytovatelem a objednatelem.
10. Závěrečná ustanovení
Tyto podmínky se řídí právním řádem České republiky. Případné spory budou strany řešit přednostně smírnou cestou; nedojde-li k dohodě, jsou k rozhodnutí příslušné obecné soudy České republiky.
Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto podmínky v přiměřeném rozsahu měnit; pro konkrétní objednávku jsou rozhodné podmínky platné v okamžiku jejího potvrzení.